Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Sisällysluettelo:

1. Rekisterinpitäjä

2. Rekisterin nimi

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

4. Vastuuhenkilö

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste

6. Rekisterin tietosisältö

7. Säännönmukaiset tietolähteet

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

11. Rekisteröidyn oikeudet ja rekisteröidyn informointi

12.Henkilötietojen säilytysajan periaatteet

13. Rekisterihallinto

14. Tietosuojaselosteen muutokset

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen luonnonsuojeluliiton Kinos Oy*
Y-tunnus: 2960753-5
Osoite: Kampinkuja 2, c/o Village Works, 00100 Helsinki

*Jäljempänä Kinos Oy

2. Rekisterin nimi

Ekokompassin asiakasrekisteri

3. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Ekokompassi, Kampinkuja 2, c/o Village Works, 00100 Helsinki
riku.eskelinen@ekokompassi.fi

4. Vastuuhenkilö

Toimitusjohtaja Riku Eskelinen

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksina ovat Ekokompassi-palvelun asiakassuhteen hoitaminen, Ekokompassi-palvelun käyttöönottomaksun laskutuksen ja vuosilaskutuksen hoitaminen sekä maksunvalvonta. Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteena on asiakassuhde.
Rekisterin tiedoista voidaan koota raportointeja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan käyttää myös Ekokompassi-palvelun kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: asiakkaan nimi, osoite, laskutusosoite, laskutustiedot, Y-tunnus, kotipaikka, toimiala, henkilöstön määrä, yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike, puhelinnumero ja sähköpostiosoite*.
Tähdellä merkittyjen tietojen antaminen on edellytys asiakassuhteen syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja Kinos OY ei voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään perustamisvaiheessa asiakkaan allekirjoittamasta sopimuksesta sekä YTJ-tietopalvelusta. Rekisterin tietoja päivitetään asiakkaan ilmoituksen perusteella.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Kinos OY voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten siirretään kyseisen asiakkaan tietoja perinnän hoitavalle perintätoimistolle. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja vain Kinos Oy:n lukuun suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Kinos OY varmistaa aina, että yhteistyökumppanit ja alihankkijat eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lukuun ottamatta asiakkaille postitettavia laskuja.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kinos OY käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti. Paperilla olevat tiedot säilytetään tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan asianmukaisilla henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti Kinos OY:n käyttämiin tietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisteriä käyttävät Kinos Oy:n Ekokompassi-palvelusta vastaavat tilauksia, sopimuksia, laskutusta ja maksuntarkkailua hoitavat henkilöt. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja rekisteröidyn informoiminen

Asiakkaalla on oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelystä, oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Pyynnön voi esittää sähköpostilla kappaleessa 3 ilmoitettuun sähköpostiin tai henkilökohtaisesti kappaleessa 1 ilmoitetussa toimipisteellä. Tarvittaessa Kinos OY pyytää tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Kinos OY kieltäytyy pyynnön toteuttamisesta ainoastaan laissa säädetyllä perusteella. Asiakkaalla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Tietosuojaseloste on nähtävillä Ekokompassin kotisivuilla ja toimipaikassa.

12. Henkilötietojen säilytysajan periaatteet

Ekokompassi säilyttää henkilötietoja rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakkaan on hyvä huomioida, että henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa.

13. Rekisterihallinto

Vastuuhenkilö nimeää rekisteriasioita ylläpitävät henkilöt ja varmistaa rekisterin asianmukaisen hoitamisen. Kinos Oy:n tietosuojavastaava on Riku Eskelinen, riku.eskelinen@ekokompassi.fi

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli Kinos Oy muuttaa tätä selostetta, Kinos Oy laittaa muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, Kinos Oy voi informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Kinos Oy:n sivuille asiasta ilmoituksen. Kinos Oy suosittelee käymään säännöllisesti Ekokompassin sivuilla ja huomioimaan mahdolliset muutokset selosteessa.